L'assemblea di condominio: convocazione, quorum e maggioranze

L'assemblea è l'organo che decide per il Condominio. Una delibera assunta senza rispettare le regole di convocazione o le maggioranze previste dal Codice Civile è impugnabile e, nei casi più gravi, nulla: capire come funziona non è quindi un esercizio teorico, ma il modo per evitare che una decisione presa in buona fede si sgretoli davanti a un giudice.

Chi convoca l'assemblea e quando#

La convocazione spetta all'amministratore. L'assemblea si distingue in:

• ordinaria: si tiene almeno una volta all'anno per approvare il rendiconto consuntivo, il preventivo e per confermare o sostituire l'amministratore. L'art. 1130 n. 10 c.c. impone all'amministratore di redigere il rendiconto e di convocare l'assemblea per la sua approvazione entro centottanta giorni dalla chiusura dell'esercizio;
• straordinaria: viene convocata ogni volta che se ne presenti la necessità, oppure su richiesta di almeno due condòmini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio. Se l'amministratore non provvede entro dieci giorni dalla richiesta, sono gli stessi richiedenti a poter convocare direttamente l'assemblea (art. 66 disp. att. c.c.).

L'avviso di convocazione: forma, termini e contenuto#

L'avviso deve pervenire a tutti gli aventi diritto almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione. Le forme ammesse dall'art. 66 disp. att. c.c. sono tassative: posta elettronica certificata, raccomandata (anche a mano, con firma per ricevuta), fax o consegna a mani.

Attenzione a due dettagli che generano la maggior parte dei contenziosi:

• il termine di cinque giorni si calcola sul ricevimento dell'avviso, non sulla spedizione;
• l'avviso deve indicare luogo, data, ora e ordine del giorno. L'ordine del giorno deve essere specifico: la formula generica "varie ed eventuali" non legittima l'adozione di delibere su argomenti non elencati.

La seconda convocazione non può tenersi nello stesso giorno della prima e deve svolgersi entro dieci giorni dalla data della prima. Può essere indicata nello stesso avviso.

Prima e seconda convocazione: i quorum costitutivi#

Prima ancora di votare occorre che l'assemblea sia regolarmente costituita. Il quorum costitutivo è doppio: si contano sia le teste sia i millesimi.

Se il quorum costitutivo non è raggiunto, l'assemblea è deserta: non si può deliberare nulla, nemmeno all'unanimità dei presenti.

Le maggioranze richieste, materia per materia#

Verificata la costituzione, ogni argomento richiede la propria maggioranza. Il riferimento è l'art. 1136 c.c., integrato dalle norme speciali. Questa è la sintesi operativa che usiamo in assemblea:

La "maggioranza degli intervenuti" si calcola sui presenti (di persona o per delega), non sull'intero Condominio. Gli astenuti rientrano fra gli intervenuti: incidono quindi sul calcolo.

Le deleghe: quante se ne possono raccogliere#

Ogni condòmino può farsi rappresentare in assemblea conferendo delega scritta. L'art. 67 disp. att. c.c. pone però due limiti importanti:

• nei Condomini con più di venti condòmini, il delegato non può rappresentare più di un quinto dei condòmini e del valore proporzionale;
• l'amministratore non può ricevere deleghe per la partecipazione a qualsiasi assemblea.

Se un'unità è in comproprietà fra più soggetti, questi hanno diritto a un solo rappresentante in assemblea, designato dai comproprietari. Nel caso di usufrutto, il diritto di voto spetta di regola all'usufruttuario per l'ordinaria amministrazione e per il godimento dei servizi comuni, e al nudo proprietario per le innovazioni e la manutenzione straordinaria (art. 67, commi 6 e 7).

L'assemblea in videoconferenza#

Dal 2020 l'art. 66, ultimo comma, disp. att. c.c. consente lo svolgimento dell'assemblea in modalità di videoconferenza, anche in assenza di una previsione nel regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condòmini.

In questo caso il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, va trasmesso all'amministratore e a tutti i condòmini entro cinque giorni dalla data della riunione. È essenziale che la piattaforma utilizzata consenta l'identificazione dei partecipanti e la verifica del voto: nella pratica raccomandiamo di indicare la modalità e il collegamento già nell'avviso di convocazione.

Il verbale: cosa deve contenere#

Di ogni riunione si redige processo verbale, che l'amministratore trascrive nel registro dei verbali (art. 1136, ultimo comma, e art. 1130 n. 7 c.c.). Un verbale ben fatto contiene:

• luogo, data e ora di apertura e chiusura;
• nomina del presidente e del segretario;
• l'appello nominativo dei presenti e dei delegati, con i rispettivi millesimi, e la constatazione della regolarità della costituzione;
• per ogni punto all'ordine del giorno, la sintesi della discussione e l'esito della votazione, con l'indicazione nominativa di favorevoli, contrari e astenuti e dei relativi millesimi;
• le eventuali dichiarazioni che i condòmini chiedono espressamente di mettere a verbale.

Impugnare una delibera: termini e mediazione#

L'art. 1137 c.c. distingue fra chi era presente e chi no:

• i condòmini dissenzienti o astenuti possono impugnare entro trenta giorni dalla data della deliberazione;
• i condòmini assenti hanno trenta giorni decorrenti dalla comunicazione del verbale.

Il termine è di decadenza: scaduto, la delibera annullabile diventa definitiva anche se viziata. Diverso è il caso delle delibere nulle — quelle prive degli elementi essenziali, con oggetto impossibile o illecito, o che incidono su diritti individuali di proprietà — che possono essere fatte valere in ogni tempo e da chiunque vi abbia interesse (Cass., Sezioni Unite, n. 9839/2021).

Prima di ricorrere al giudice è necessario esperire il procedimento di mediazione, obbligatorio per le controversie in materia di condominio. L'impugnazione non sospende automaticamente l'esecuzione della delibera: la sospensione va chiesta espressamente al giudice.

Come ci comportiamo#

Nei Condomini che amministriamo curiamo in particolare tre aspetti, perché sono quelli su cui le assemblee vengono più spesso contestate.

L'ordine del giorno. Lo scriviamo in modo analitico, indicando per ciascun punto le opzioni concrete su cui l'assemblea sarà chiamata a votare. Un ordine del giorno preciso riduce la discussione e mette al riparo la delibera.

La documentazione preventiva. Per le decisioni di spesa rilevanti trasmettiamo preventivi e relazioni tecniche insieme alla convocazione, non in assemblea: i Condòmini arrivano informati e la seduta si concentra sulla scelta, non sulla lettura dei documenti.

Il calcolo delle maggioranze. Prepariamo per ogni punto lo schema della maggioranza richiesta e verifichiamo il quorum voto per voto, riportandolo a verbale. È il modo più semplice per evitare che una decisione condivisa risulti poi invalida per un conteggio sbagliato.

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